Teammanagement-apps zijn geweldig om iedereen in het team op één lijn te houden met betrekking tot de organisatie. Met Asana kunnen managers taken efficiënt verdelen en gastleden toevoegen aan ondersteuningsteams om extra personeel te bieden voor hun belangrijke projecten.
Of je nu een team leidt of gewoon een lid bent, we vertellen je alles over het beheersen van projectmanagement en hoe je gasten kunt toevoegen aan je organisatie of team in Asana. Lees verder voor meer informatie.
Gasten toevoegen in Asana
Met Asana kunnen bedrijven nieuwe leden toevoegen, zelfs als ze geen e-maildomein hebben. Deze functie is handig om nieuwe medewerkers aan specifieke taken toe te voegen of klanten toe te voegen om uw voortgang te volgen. Met de gaststatus kan iedereen zonder e-mail met een organisatiedomein een organisatiegast worden.
Beheerders van organisaties in Asana zijn de mensen die gemachtigd zijn om gasten uit te nodigen en toe te voegen. Ze kunnen beslissen wie nieuwe leden kan toevoegen door te kiezen of alleen beheerders, organisatieleden of iedereen nieuwe mensen voor het team kunnen uitnodigen.
U kunt als volgt gasten uitnodigen vanuit de beheerdersconsole:
- Open Asana en klik op de knop Leden in de rechterbovenhoek.
- Tik op de knop Leden uitnodigen.
- Typ het e-mailadres van de persoon die u wilt uitnodigen.
- Kies in het vervolgkeuzemenu het project waaraan u ze wilt toewijzen.
- Bevestig door op Verzenden te klikken.
Hier zijn de stappen om iemand uit te nodigen om deel te nemen aan een project:
- Open Asana en het project waarin u nieuwe gasten wilt uitnodigen.
- Klik op het pictogram Leden en er wordt een venster Project delen geopend.
- U kunt nieuwe teamleden of gasten uitnodigen door hun naam of e-mailadres in te typen.
Mensen uitnodigen voor uw organisatie
De eenvoudigste manier om nieuwe leden of gasten voor uw projecten uit te nodigen, is door ze een deelbare uitnodigingslink te sturen. Asana-gebruikers kunnen deze links op veel kanalen delen, zoals Slack, Microsoft Teams, e-mail of zelfs via sms. Deelbare links zijn geweldig om nieuwe leden uit te nodigen, en e-mail is het beste voor gasten.
Als je iemand voor een project wilt uitnodigen, moet je het volgende doen:
- Open Asana.
- Zoek in de linkerzijbalk het project dat u wilt delen.
- Klik op de Share-knop in de rechterbovenhoek.
- Kies of je iemand wilt uitnodigen via e-mail of een deelbare link.
- Kopieer de link om het project te delen.
Als u iemand voor het team wilt uitnodigen, kunt u dit als volgt doen:
- Open Asana.
- Klik op de naam van je team.
- Tik op de knop Uitnodigen.
- Bepaal in het pop-upvenster of u leden wilt uitnodigen via e-mail of een link.
Aanvullende veelgestelde vragen
Kun je projecten en taken privé houden in Asana?
Ja, je hebt de volledige controle over al je projecten in Asana, en je kunt hun status bepalen. Met machtigingsbeheer kunt u elk stukje informatie en de zichtbaarheid ervan voor organisatieleden in de gaten houden. Elk individu kan bepalen of ze iets alleen met hun team en medewerkers willen delen of met alle anderen in de organisatie.
hoe verjaardag op Facebook uit te schakelen
Als taken deel uitmaken van een privéproject, is hun zichtbaarheid beperkt tot alleen medewerkers die rechtstreeks aan het project en zijn taken werken. Elke bijdrager kan zijn taak of subtaken zien, maar ze hebben geen toegang tot de taken van anderen, zelfs niet als ze zich in dezelfde organisatie bevinden.
Soms, als u wilt dat specifieke informatie onder een paar teamleden blijft, kunt u deze projecten markeren als privé of zelfs als alleen commentaar. Zodra u uw taken als openbaar heeft ingesteld, worden ze beschikbaar voor iedereen in uw organisatie of team.
Als u besluit de privacy van uw project te wijzigen, moet u het volgende doen:
• Klik op de + in de rechterbovenhoek.
• Daar zie je alle leden en gasten in je team, en bovenaan zie je Maak privé.
• Zodra u op Maak privé klikt, wordt uw project alleen beschikbaar voor teamleden.
Als alternatief, als u de status van een taak wilt wijzigen in privé, moet u het volgende doen:
• Open een taak in Asana.
• Klik op Maak privé in de rechterbovenhoek.
• Op deze manier is de taak privé, zodat alleen u en andere bijdragers deze kunnen bekijken.
• Verwijder alle bijdragers onderaan de pagina als u deze taak privé wilt hebben.
Kun je zowel leden als gasten aan hetzelfde project toevoegen?
U kunt inderdaad zowel leden als gasten aan hetzelfde project toevoegen. Als ze eenmaal in hetzelfde team zitten, kunnen ze elkaars namen zien en meer communiceren. Als twee gasten elkaar momenteel als een privégebruiker zien, betekent dit dat ze niet aan hetzelfde project werken of niet in hetzelfde team zitten. Zodra ze aan hetzelfde project zijn toegewezen, worden hun namen zichtbaar.
Leden mogen gasten uitnodigen voor de organisatie, maar het zijn beheerders die de uiteindelijke beslissingen nemen. Natuurlijk kan een lid alleen gasten toevoegen aan projecten waaraan ze werken, en de beheerder kan ze aan alle actieve projecten toevoegen, evenals aan verborgen projecten.
Kun je meerdere toegewezen personen hebben in Asana?
Momenteel is het niet mogelijk om meerdere toegewezen personen in Asana te hebben. Er kan slechts één persoon aan één taak worden toegewezen, aangezien deze verantwoordelijk is voor de voltooiing ervan.
Een manier om een taak met verschillende mensen te delen, is door een of meer subtaken toe te voegen, waar u gemakkelijk meer bijdragers kunt toevoegen. Een andere manier is om de optie Kopieën toewijzen te gebruiken en meer mensen aan de kopieën van dezelfde taak te laten werken.
Kan Asana worden geïntegreerd met teams?
Asana en Microsoft Teams hebben samen een succesvolle tool voor teambeheer ontwikkeld. Met Asana voor Microsoft Teams kunnen teams efficiënter samenwerken. Binnen deze integratie kunt u Teams gebruiken om met medewerkers te praten en Asana om taken te verdelen.
Dit is wat u met de integratie kunt doen:
• Volg Asana-taken, projecten en updates binnen Teams.
• Gebruik Teams om projecten in Asana te zoeken.
• Maak aangepaste meldingen die op beide platforms werken.
• Pas al uw meldingsvoorkeuren aan.
• Gebruik alle Microsoft Office-bestanden en voeg ze toe aan Asana-projecten en -taken.
• Gebruik OneDrive om alle belangrijke gegevens voor Asana-taken en -projecten op te slaan.
Wat kunnen gasten doen in Asana?
Gasten kunnen niet hetzelfde toegangsniveau hebben als organisatieleden. Bovendien kunnen ze alleen de informatie of bestanden zien die specifiek met hen of binnen een groep waarin ze zich bevinden, zijn gedeeld. Gasten kunnen taken, projecten en openbare projecten zien die met hen zijn gedeeld, maar hebben geen toestemming om deze te bewerken hen.
Er zijn betaalde functies beschikbaar, maar als het gaat om het maken, bewerken of zelfs verwijderen van aangepaste velden, is dat onmogelijk als u een gast bent in Asana.
Dit is wat gasten toegang hebben:
• Gasten kunnen geen lid worden van de groep
• Gasten kunnen geen groepsleden worden zonder hun e-mailadres te wijzigen
• Gasten kunnen niet door andere teams bladeren of toegang krijgen tot verschillende groepen binnen de organisatie
Wat betekent het om gast te zijn in een organisatie?
Gasten zijn gebruikers die geen officieel e-mailaccount van het bedrijf hebben. Ze krijgen een uitnodiging om het team te helpen met een of meerdere projecten. Met een gaststatus kunt u communiceren met klanten, klanten of iemand anders die aan het project werkt. Binnen de organisatie kunt u echter alleen zien wat anderen met u hebben gedeeld.
In Asana kunnen gasten waarden toevoegen of bewerken binnen het project of de taak, maar ze kunnen deze niet verwijderen of nieuwe maken. Bovendien hebben ze toegang tot alle premiumfuncties die u hen toestaat te gebruiken, behalve het beheer van aangepaste velden.
Kunnen gasten elkaar zien?
Gasten kunnen elkaar alleen zien als ze samenwerken aan ten minste één project. Anders zien ze anderen als privégebruikers. Op deze manier zorgt de organisatie ervoor dat ze hun naam niet kunnen zien, tenzij ze samen aan iets werken.
Wat is het verschil tussen een gastlid en een lid met beperkte toegang?
Gasten en Limited Access Members (LAM) staan beide onderaan de corporate ladder. In wezen maken LAM's al deel uit van de organisatie, terwijl gasten tijdelijke teamleden zijn. Als een gast talent en bevredigende resultaten toont, kan hij natuurlijk een LAM of zelfs een lid worden.
hoe Windows 10-wachtwoorden te hacken met behulp van de opdrachtprompt
Hoewel gasten het domein van het bedrijf niet delen en niet meetellen in het Asana-abonnement, hebben LAM's een bedrijfse-mailadres en een aantal plaatsen in een bedrijf. Gaststatus bestaat alleen binnen organisaties en LAM's die deel uitmaken van zowel organisaties als werkruimten in Asana.
Blijf altijd op schema
Omgaan met teams is geen gemakkelijke taak, maar tools zoals Asana kunnen u helpen de werklast te beheren en functionele teams te creëren die op tijd leveren. Uitgerust met een specifieke toolkit waarmee beheerders leden, gasten en teamleden kunnen toevoegen met een paar klikken, is het een onmisbare tool voor elk professioneel bedrijf.
Hopelijk hebben we je geholpen te begrijpen hoe Asana werkt en hoe je er het beste uit kunt halen. Bovendien weet u nu hoe u gasten aan uw team kunt toevoegen en de zichtbaarheid van al uw projecten kunt beheren.
Vind je het leuk om Asana te gebruiken? Gebruik je het al met Microsoft Teams?
Vertel ons er meer over in de comments hieronder.
