Gmail is zonder twijfel de meest populaire e-maildienst. Het werkt uitstekend met apps van derden om inhoud tussen verschillende protocollen te synchroniseren. Het biedt u ook goede opties om uw e-mails te automatiseren, beheren en sorteren.
Dit wordt gedaan via slimme labels die kunnen worden gebruikt als mappen en er zijn een paar standaardlabels die inkomende berichten automatisch moeten sorteren. Eerlijk gezegd kan het even duren om alles in te stellen en te programmeren. U krijgt echter een opgeruimd, opgeruimd postvak en het wordt gemakkelijker om alle e-mail bulksgewijs te selecteren en te sorteren.
Wat zijn slimme labels?
Standaard plaatsen slimme labels inkomende e-mails in vijf categorieën. Dit zijn ze:
Sociaal - Dit label bevat e-mails van datingservices, sociale media en andere websites voor het delen van media.
- Updates - Uw digitale bonnen, rekeningen, bevestigingen en financiële overzichten komen terecht in het Updates-label.
- Primair - Berichten die nergens anders thuishoren en persoonlijke e-mails gaan naar het label Primair.
- Forums - E-mails over berichten van onlineborden, groepen en forums worden weergegeven op het tabblad Forums.
- Promoties - De vervelende e-mailontploffingen en marketingcampagnes worden naar Promoties gestuurd.
Opmerking: Gmail is erg goed in het filteren van de e-mails in de labels, zolang je ze hebt ingeschakeld en correct geconfigureerd. Sommige van de nieuwe e-mails kunnen echter nog steeds op het tabblad Primair terechtkomen.
Slimme labels configureren
Met Google kunt u kiezen welke slimme labels in uw inbox worden weergegeven. In het configuratiemenu kunt u bijvoorbeeld Promoties of Sociaal uit uw inbox verwijderen. Dit is wat u moet doen.
Stap 1
Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van het scherm om het menu Instellingen te openen. Klik vervolgens op Alle instellingen bekijken.
hoe een open poort te vinden?
Stap 2
Selecteer nu Inbox en klik op het vak voor de labels die u in uw inbox wilt ontvangen. Tenzij je de promotie- of sociale e-mails echt nodig hebt, voel je vrij om alles niet aangevinkt te houden. Als u klaar bent, klikt u op Wijzigingen opslaan om te bevestigen en u bent klaar om te beginnen.
Filters gebruiken om e-mails automatisch te sorteren
Filters zijn er om e-mails automatisch te sorteren en onder een correct label te plaatsen. Zoals aangegeven doen de standaardfilters het op zichzelf redelijk goed en u kunt ook aangepaste filters instellen.
Stap 1
Start Gmail en klik op de kleine pijl naar beneden in de zoekbalk (de pijl staat helemaal rechts op de balk). Een digitaal formulier valt naar beneden en u moet de relevante secties invullen.
Stap 2
Het formulier is vrij uitgebreid en het bevat de e-mail van de afzender en ontvanger, onderwerp, grootte, datum, enz. Het veld Inclusief de woorden is best interessant omdat je hiermee de doelzoekwoorden kunt invoeren en spam rechtstreeks naar de digitale vergetelheid kunt sturen.
Stap 3
Zodra u de velden heeft ingevuld, klikt u op Filter maken en een ander pop-upvenster verschijnt. Kies Postvak IN overslaan (archiveren). Door dit te doen, zorgt u ervoor dat de filter-e-mails uw inbox vermijden en alleen verschijnen onder het aangegeven label. U moet ook kiezen voor Filter ook toepassen opvijftienovereenkomende gesprekken in het onderste deel van het pop-upvenster.
Stap 4
Er is een vervolgkeuzepijl naast Het label toepassen, klik op die pijl en selecteer het label dat overeenkomt met de gefilterde e-mails.
Tip van een expert: Google beperkt uw opties niet tot de standaardlabels. Klik op Nieuw label en maak een aangepast label dat aan uw behoeften voldoet.
Stap 5
Ten slotte klik je opnieuw op Filter maken en alle gefilterde e-mails springen uit je inbox en in het label. Dit geldt ook voor oude e-mails die u van een bepaalde afzender heeft gekregen. U kunt een voorbeeld van de gefilterde e-mails bekijken als u Alle e-mail selecteert of naar dat filter gaat.
hoe een alarm in te stellen op mac
Belangrijke overweging
Gefilterde berichten verschijnen in de respectievelijke mappen wanneer u een e-mailclient gebruikt om Gmail te openen via IMAP. Aan de andere kant is dit niet van toepassing wanneer u POP-Gmail gebruikt. Deze keer verschijnen de gefilterde berichten bij alle nieuwe berichten.
Filters exporteren en importeren
U weet het misschien niet, maar met Google kunt u filters exporteren en importeren. Dit kan een echte redder in nood zijn als u naar een nieuwe e-mailclient moet verhuizen.
Om de filters te exporteren, opent u Gmail-instellingen, klikt u op Alle instellingen bekijken en selecteert u het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies het filter dat u wilt exporteren en klik op Exporteren. U krijgt een .xml-bestand dat u met een teksteditor kunt bewerken. Maar er is geen reden om daar wijzigingen aan te brengen, aangezien het gemakkelijker is om filters te verwijderen / wijzigen nadat u ze heeft geüpload.
Filters importeren is ook vrij eenvoudig. Ga naar de onderkant van de pagina en selecteer Filters importeren en vervolgens Bestand kiezen. Zoek het .xml-bestand van de filters, klik erop en kies Bestand openen. Gmail voltooit de actie niet automatisch, je moet op Filters maken klikken om te bevestigen.
Leuk trucje: De snelste manier om belangrijke e-mails automatisch te sorteren, is door ze een ster te geven. Klik gewoon op de kleine ster naast de datum en tijd en de e-mails verschijnen in het gedeelte Met ster.
De postbode komt
Als alles is gezegd en gedaan, kost het instellen van automatisch sorteren in Gmail wat tijd en moeite. Maar de gebruikersinterface is intuïtief, eenvoudig te gebruiken en u hoeft het maar één keer te doen.
Gebruik je een e-mailclient om toegang te krijgen tot je Gmail-account? Welke aangepaste labels zou je willen maken? Vertel ons gerust meer over uw voorkeuren in de opmerkingen hieronder.
