Ik kreeg onlangs een vraag toen ik iemand liet zien hoe Gmail moest worden gebruikt en het was niet de eerste keer dat ik het hoorde. De vraag was: 'Hoe maak ik kopieën van concepten in Gmail, zodat het niet zo lang duurt om klanten te antwoorden?' Omdat ik hier op TechJunkie regelmatig vragen probeer te beantwoorden, dacht ik dat dit een uitstekende kandidaat was.
Wat de vraag eigenlijk stelt, gaat meer over e-mailsjablonen dan over het opslaan van kopieën van een concept. Ik liet iemand zien hoe je autoresponders en labels instelt voor hun nieuwe zakelijke e-mail. Ze wilden wat standaard e-mails naar klanten sturen om ze op de hoogte te houden zonder de hele dag vast te zitten aan de administratie. Het antwoord is om e-mailsjablonen te maken.
hoe maak je een e-mail zonder telefoonnummer
U kunt hiervan kopieën maken en ze als concepten bewaren als u dat wilt, maar u kunt veel meer doen met sjablonen.
E-mailsjablonen
E-mailsjablonen zijn een goedmaker voor alle eigenaren van kleine bedrijven of degenen die dezelfde dingen zeggen in dezelfde soort e-mails. Ik gebruik ze sinds ik mijn eigen bedrijf ben begonnen en ze hebben me in de loop der jaren vele honderden uren bespaard.
E-mailsjablonen kunnen u er ook professioneler uit laten zien. U kunt sneller reageren en een simpel 'Bedankt voor uw e-mail, een van onze teamleden neemt binnen 24 uur rechtstreeks contact met u op' kan ervoor zorgen dat een klant zich gewaardeerd voelt. Gezien hoe gemakkelijk het is om te doen, raad ik u ten zeerste aan om ze te gebruiken.
Hoe maak ik e-mailsjablonen in Gmail?
Gmail roept sjablonen voor standaardantwoorden op en u moet de functie inschakelen voordat u ze kunt gebruiken. Als u klaar bent, kunt u zoveel e-mailsjablonen maken als u wilt.
- Open Gmail en log in.
- Selecteer het tandwielmenupictogram in de linkerbovenhoek en selecteer Instellingen.
- Selecteer het tabblad Labs.
- Schakel Standaardantwoorden (sjablonen) in op Inschakelen.
- Selecteer Wijzigingen opslaan onder aan de pagina.
Nu de functie is ingeschakeld, kunnen we beginnen met het maken van sjablonen. Dat doe je vanuit de Inbox in Gmail, dus daar gaan we nu naar toe.
- Selecteer E-mail opstellen in uw Postvak IN.
- Maak de e-mail die u wilt maken zoals u dat normaal zou doen.
- Selecteer de grijze pijl-omlaag rechtsonder in het e-mailvenster.
- Selecteer Standaardantwoorden en Nieuw standaardantwoord.
- Geef het een betekenisvolle naam en selecteer OK om op te slaan.
Nadat u uw standaardantwoord heeft opgeslagen, kunt u het concept veilig verwijderen.
Bij het opstellen van uw standaardantwoord, moet u de persoonlijke benadering in evenwicht brengen met generiek genoeg dat u niemand beledigt. Dat betekent dat je dingen zoals namen en datums uit de e-mail laat en deze vervangt door tijdschema's. Of u kunt die persoonlijke accenten met de hand toevoegen voordat u ze verzendt. Dat laatste verdient de voorkeur, omdat de persoonlijke benadering een relatie creëert waarop u kunt bouwen. Het is echter niet altijd mogelijk, dus u moet uw oordeel gebruiken.
hoe duplicaten in google foto's te verwijderen
Uw e-mailsjabloon gebruiken
Nu u uw e-mailsjabloon of standaardantwoord hebt gemaakt, is het tijd om deze te gebruiken. Wanneer u voor het eerst de gelegenheid krijgt om de sjabloon te gebruiken, doet u dit:
- Selecteer Beantwoorden in de e-mail waarop u wilt reageren.
- Selecteer de grijze pijl omlaag rechtsonder in het scherm.
- Selecteer Standaardantwoorden en selecteer het antwoord dat u hebt gemaakt.
- Voeg gepersonaliseerde gegevens toe om de e-mail relevant te maken.
- Sturen.
U kunt hetzelfde doen door Compose te gebruiken en een nieuwe e-mail te maken, maar ik vind de antwoordmethode veel sneller.
hoe lijnchatgroepen te vinden
Uw standaardantwoord gebruiken als autoresponder voor e-mail
Ga nog een stap verder met de e-mailsjabloon en stel een standaardantwoord in als een automatisch antwoord op een inkomende e-mail. U moet uw standaardantwoord generiek houden, maar het is een geweldige manier om bestellingen of vragen te bevestigen en een goede relatie met uw klant op te bouwen.
- Open Instellingen in Gmail en selecteer het tabblad Filters.
- Selecteer de tekstlink Een nieuw filter maken.
- Maak een criterium om het filter te activeren. Dit zal waarschijnlijk uniek voor u zijn, dus selecteer iets dat werkt.
- Selecteer Filter maken met deze zoekopdracht rechtsonder in het venster.
- Selecteer Standaardantwoord verzenden en het antwoord dat u wilt gebruiken.
- Selecteer Filter maken.
Wanneer nu aan de filtercriteria wordt voldaan, verzendt Gmail uw standaardantwoord automatisch. Dit is ideaal voor bevestigingen of updates en kan op meerdere manieren worden geactiveerd. Het is onmogelijk voor mij om ze hier allemaal op te sommen, maar u zult een patroon in uw e-mails herkennen dat u kunt gebruiken. Bijvoorbeeld alle e-mails die worden verzonden naar uw ' [email protected]' e-mailadres of elke e-mail met het woord 'Bestelling'. Je snapt het wel.
