Google Spreadsheets is een handige manier om vergaderingen te organiseren, taken te maken, facturen te sorteren en diverse andere gegevens. Het is helder, rijk aan functies en kan worden gedeeld met andere gebruikers.
Het enige nadeel van deze tool is dat je geen ingebouwde functie hebt om e-mailherinneringen over het blad naar jezelf of andere gebruikers te sturen. Dit zou het veel gemakkelijker maken om al uw taken en gegevens bij te houden.
Gelukkig kunt u op twee manieren op datum gebaseerde herinneringen per e-mail verzenden. Lees dit artikel om meer over hen te weten te komen.
Evenementherinneringen verzenden - Combineer bladen en agenda
Als u e-mailherinneringen naar uzelf wilt sturen, kunt u dit het gemakkelijkst doen door twee verschillende Google-tools te combineren: Google Spreadsheets en Google Agenda. Hiervoor hoef je geen script te gebruiken. In plaats daarvan hoeft u alleen gegevens van de ene app naar de andere te exporteren.
De methode bestaat uit drie stappen: gegevens maken en exporteren uit Spreadsheets, ze importeren in Agenda en e-mailherinneringen inschakelen.
Stap 1: Gegevens uit Spreadsheets maken en exporteren
Als je gegevens uit Spreadsheets wilt exporteren, moet je een gebeurtenisblad maken en deze opslaan als een CSV-bestand. Om het bestand herkenbaar te maken in Google Agenda, moet u een bepaalde indeling gebruiken. Volg deze stappen:
- Open uw document in Spreadsheets.
- De waarden van uw eerste rij zouden dit schema moeten volgen: A1: Onderwerp, B1: Startdatum, C1: Einddatum.
- Onder de kop 'Onderwerp' moet u de titel van uw herinnering invoeren. De begin- en einddatum moeten de notatie MM/DD/JJJJ hebben.
- Voeg zoveel evenementen toe als je wilt, evenals hun begin- en einddatum.
- Klik op het menu 'Bestand'.
- Beweeg uw muis over 'Downloaden'. Er zou een nieuw menu moeten verschijnen.
- Selecteer 'Door komma's gescheiden waarden'.
- De CSV-versie van uw Spreadsheets-bestand wordt naar uw pc gedownload.
Opmerking: De enige verplichte koppen zijn 'Onderwerp' en 'Startdatum' om de lijst met succes te importeren. Als u andere headers wilt toevoegen, kunt u de lijst met beschikbare opties (herkenbaar aan Agenda) en hun volgorde op de officiële Google-ondersteuning bladzijde.
Stap 2: Importeer het document naar Agenda
Zodra het CSV-gebeurtenisblad klaar is om te worden geïmporteerd, is het tijd om over te schakelen naar Google Agenda.
- Open Google Agenda.
- Klik op het menu 'Instellingen' (tandwielpictogram).
- Selecteer 'Instellingen'.
- Selecteer 'Importeren & exporteren' in het menu aan de linkerkant.
- Kies 'Bestand van uw computer selecteren' onder het gedeelte 'Importeren'.
- Navigeer naar het opgeslagen CSV-bestand en klik op 'Openen'.
- Klik ten slotte op 'Importeren' om het CSV-bestand te importeren.
Als je een scherm ziet dat zegt dat de evenementen zijn toegevoegd aan de kalender, is alles soepel verlopen. Nu rest alleen nog het instellen van e-mailmeldingen voor de betreffende evenementen.
Stap 3: Meldingen en delen instellen
Nadat je meldingen hebt ingesteld, ontvang je herinneringen voor alle afspraken die je vanuit Google Spreadsheets rechtstreeks naar je e-mail hebt geëxporteerd. Volg deze instructies om ervoor te zorgen dat alles correct is ingesteld:
- Beweeg uw muis over uw naam onder het gedeelte 'Mijn agenda's' aan de linkerkant van het agendascherm.
- Druk op het 'meer' icoon (drie verticale stippen) dat naast je naam verschijnt.
- Klik op 'Instellingen en delen'.
- Controleer of uw account wordt vermeld onder 'Delen met specifieke mensen'. Zo niet, selecteer dan 'Mensen toevoegen' en voeg uw e-mailadres toe.
- Klik op het vervolgkeuzemenu 'Melding' onder het gedeelte 'Evenementmeldingen'.
- Kies in plaats daarvan 'E-mail'.
- Stel de tijd- en datumperiode in tussen de herinnering en de gebeurtenis.
Nu stuurt je agenda herinneringen aan alle evenementen die je in je Google Spreadsheets hebt vermeld. Houd er rekening mee dat u alles kunt toevoegen onder de kolom 'Onderwerp'. U kunt specifieke taken, verjaardagen of andere regelingen vermelden, niet alleen evenementen.
Gebruik daarnaast de hierboven genoemde optie 'Delen met specifieke mensen' om andere e-mails op de lijst op te nemen. Deze gebruikers krijgen dezelfde herinneringen via e-mail voor die specifieke regelingen.
Gebruik de add-on Herinneringen toevoegen
De andere manier om e-mailherinneringen via Google Spreadsheets te verzenden, is door een specifieke add-on te gebruiken. Deze methode is iets eenvoudiger en u hoeft alleen de extensie in te stellen die al het andere automatisch doet.
Ga als volgt te werk om de add-on in te stellen:
- Klik op het tabblad 'Add-ons' bovenaan het scherm.
- Selecteer 'Invoegtoepassingen downloaden'.
- Typ 'Herinneringen toevoegen' in de zoekbalk.
- Klik op het pictogram 'Herinneringen toevoegen' en selecteer 'Installeren'. Sta machtigingen toe als daarom wordt gevraagd en wacht tot de app is geïnstalleerd.
- Ga opnieuw naar het tabblad 'Add-ons' en beweeg uw cursor over het menu 'Herinneringen toevoegen'.
- Selecteer 'Herinneringen instellen/bewerken'.
De extensie biedt kolommen voor Taak, Toegewezene, CC (optioneel) en Deadline. Onder ‘Taak’ kun je een korte instructie invullen, de e-mail staat onder ‘Assignee’, terwijl de datum onder ‘Deadline’ staat.
Als je extra herinneringen voor de deadlinedag wilt sturen, pas dit dan handmatig aan in het menu aan de rechterkant.
Als u meer inhoud aan uw herinnering wilt toevoegen, kunt u bovendien op de optie 'Verzonden e-mails personaliseren' klikken en dat beetje extra informatie typen.
De extensie verzendt automatisch de e-mails wanneer de tijd daar is, en u kunt taakbeschrijvingen, ontvangers en datums onderweg wijzigen.
Wees voorzichtig met add-on-herinneringen
Het gebruik van de add-on 'Herinnering toevoegen' is een handigere en eenvoudigere manier dan de methode 'exporteren/importeren', maar vereist tegelijkertijd meer aandacht.
chromebook maakt geen verbinding met wifi
Omdat de herinneringen automatisch worden verzonden, bestaat de kans dat je de verkeerde taak naar de verkeerde ontvanger stuurt voordat je de kans hebt om het te repareren. Dit is te vermijden en meestal onschadelijk, maar u moet toch opletten wie wat ontvangt.
Welke methode vind je beter? Waarom? Deel uw mening in de opmerkingen hieronder.
