Documenten beheren is een van de belangrijkste dingen in SharePoint. In het bedrijfsleven zijn documenten vaak evoluerende dingen. Ze kunnen beginnen op OneDrive voor Bedrijven en eindigen op de Teamsite van de organisatie. Documenten veranderen vaak van locatie, dus het is van cruciaal belang om de ins en outs van het verplaatsen van documenten in SharePoint te kennen.
hoe een twitter-gif op te slaan
Meerdere manieren om het te doen
Iedereen die in SharePoint heeft gewerkt, weet dat er veel manieren zijn om een bepaalde taak voor elkaar te krijgen. Het verplaatsen van documenten is geen uitzondering. Of u uiteindelijk Verkenner of Migratietool gebruikt, hangt af van een aantal factoren, zoals het aantal verplaatste documenten, het belang van het bewaren van versiegeschiedenis, metadata en meer.
1. Bestandsverkenner
Om een document te verplaatsen met Verkenner, opent u zowel de doel- als de brondocumentbibliotheken (het maakt niet uit of het dezelfde site is). Selecteer Bestandsverkenner in het vervolgkeuzemenu. Dit opent een verkennerweergave voor elk van de bibliotheken. Gebruik slepen en neerzetten om items tussen de twee verkennerweergaven te verplaatsen.
U kunt zowel mappen als bestanden verplaatsen en inhoudstypen behouden als zowel de bron- als de doellocatie gedefinieerde inhoudstypen hebben. Deze methode behoudt ook aangepaste metagegevens als zowel de bron- als de doellocatie zijn gedefinieerd met dezelfde metagegevens.
Het proces is echter handmatig en het is meer een kopie dan een verplaatsing, wat betekent dat u de bronitems na het verplaatsen moet verwijderen. Het behoudt geen versiegeschiedenis of de eigenschappen die zijn gemaakt, gemaakt door, gewijzigd en gewijzigd door.
2. Verplaatsen naar/Kopiëren naar
Hoewel nuttig en eenvoudig, is de Verplaatsen naar en Kopiëren naar opdrachten zijn alleen beschikbaar op SharePoint Online. Met deze optie kunt u documenten verplaatsen van OneDrive voor Bedrijven of SharePoint naar een bestemming in SharePoint of OneDrive. Selecteer het bestand en klik op een van de twee opdrachten. De Verplaatsen naar optie verplaatst uw document met metagegevens en versiegeschiedenisbeveiliging naar een andere map binnen dezelfde bibliotheek, naar een andere bibliotheek of naar een andere site.
Deze methode is perfect voor eindgebruikers, omdat het eenvoudig en duidelijk is. Hiermee kunt u zowel bestanden als mappen kopiëren en verplaatsen. Het beste is dat het inhoudstypen, aangepaste metadata-versiegeschiedenis,ende eigenschappen gemaakt, gemaakt door, gewijzigd en gewijzigd door. De Kopiëren om te bevelen behoudt echter alleen de meest recente versie - het belangrijkste nadeel is natuurlijk het feit dat deze methode exclusief is voor SharePoint Online.
3. Beheer inhoud en structuur
Als u de publicatie-infrastructuurfunctie van SharePoint Server inschakelt, kunt u een koppeling Inhoud en structuur beheren zien wanneer u naar Sitebeheer . Met deze functie kunt u documenten verplaatsen/kopiëren. Dit is een van de beste hacks waarmee u meerdere documenten tegelijkertijd kunt verplaatsen met behoud van de versiegeschiedenis, gemaakt, gemaakt door, gewijzigd en gewijzigd door eigenschappen. Ook content-type en metadata worden bij deze methode behouden.
U moet echter de publicatiefunctie inschakelen. Zelfs dan kunt u niet meerdere mappen verplaatsen. Misschien wel het grootste nadeel van deze methode is dat je een site-eigenaar moet zijn om het te gebruiken. Oh, en het werkt alleen binnen een enkele site.
4. Inhoudsorganisator
Activeer eenvoudig de functie Inhoudsorganizer en selecteer vervolgens de routeringsregels die u wilt gebruiken en plaats het document dat u wilt verplaatsen in de drop-off-bibliotheek. Met deze methode kunt u ook documenten naar een andere site verplaatsen. Het configureren duurt wel even, maar je hoeft het maar één keer te doen. Het behoudt ook inhoudstypen en aangepaste metadata.
Hoewel het geen versiegeschiedenis behoudt en een beheerder vereist, heeft het een handige functie waarmee u uw document naar een map kunt leiden.
5. SharePoint-migratietool
Microsoft weet dat het verplaatsen van documenten in SharePoint een beetje lastig kan zijn. Dit is de reden waarom het bedrijf de gratis heeft bedacht Hulpprogramma voor SharePoint-migratie . Deze tool handelt alles af, van kleine tot grootschalige migraties die bestanden, mappen en zelfs lijsten van uw SharePoint-site kunnen bevatten. De items worden verplaatst naar OneDrive of SharePoint.
Het meest voor de hand liggende voordeel van deze methode is het vermogen van de tool om grote migraties af te handelen. Het is ook zeer aanpasbaar en behoudt de versiegeschiedenis. Het is echter niet compatibel met SharePoint-versies vóór 2013. Daarentegen zijn sommige migratieproducten van derden aanzienlijk beter aanpasbaar.
6. Producten van derden
De meeste hoogwaardige documentmigratieproducten van derden zijn niet gratis, maar ze presteren meestal fantastisch, vooral voor grootschalige migraties. Ze zijn meestal schaalbaar en zeer aanpasbaar. De meeste van deze producten kunnen alles behouden, inclusief inhoudstypen, metadata, alle eigenschappen en versiegeschiedenis.
Aan de andere kant kost deze methode wel geld. Als je bedenkt dat je betaalt voor een tool waarmee je documenten kunt verplaatsen, begin je je af te vragen waarom SharePoint niet al met een gebruiksvriendelijke optie wordt geleverd. Een ander nadeel is dat producten van derden een beheerder vereisen om ze te configureren en uit te voeren.
7. Aangepaste oplossing
Ten slotte kunt u uw eigen aangepaste oplossing coderen via verschillende technieken, zoals REST API. De eindgebruiker hoeft niets te routeren, je kunt zoveel aanpassen als je wilt en je kunt ervoor zorgen dat alles binnen de documenten blijft. Aan de andere kant moet je kunnen coderen en wat tijd besteden aan het schrijven en onderhouden van de code, wat vooral lastig kan zijn rond de tijd van productupdates.
Kies je methode
Er zijn nog meer methoden om documenten in SharePoint te verplaatsen, maar deze zouden de meeste van uw behoeften moeten dekken. Bedenk eerst wat je nodig hebt, en al snel weet je precies welke methode je voor elke methode moet gebruiken.
Welke van deze methoden heeft uw voorkeur? Heb je er meer dan één gebruikt? Bespreken.
