Iedereen die in een team werkt, weet dat samenwerking een cruciaal onderdeel is van de hedendaagse bedrijfspraktijken. Communiceren en informatie uitwisselen met uw collega's is het recept voor productiviteit. Soms vereist een bepaalde taak echter expertise van buitenaf, wat de workflow kan belemmeren. Dat is wanneer platforms zoals ClickUp van pas kunnen komen.
In dit artikel laten we u zien hoe u gasten kunt toevoegen aan uw ClickUp Workspace en behandelen we alle opties voor delen en beheren.
Hoe voeg je gasten toe in ClickUp?
Met elk abonnement ontgrendel je een bepaald aantal gaststoelen. De functie is ideaal om samen te werken met consultants die alleen toegang nodig hebben tot een bepaalde taak in uw werkruimte. Deze gebruikers hebben beperkte toegang tot de gegevens, dus ze kunnen niets zien dat u niet uitdrukkelijk met hen hebt gedeeld. Je kunt gasten ook herkennen aan het kleine oranje vierkantje op hun profielfoto of avatar om verwarring te voorkomen.
Leren hoe je gasten kunt toevoegen in ClickUp is een fluitje van een cent, dankzij de elegante lay-out van het platform. Het proces is niet alleen vrij eenvoudig, maar u kunt het ook met verschillende besturingssystemen doen. Er is een desktop-app beschikbaar voor zowel Mac als Windows-pc en een mobiele versie voor iOS en Android. Niet alle afleveringen hebben echter dezelfde functies, dus blijf lezen voor meer details.
Op Mac
De desktop-app is geweldig als je offline moet werken. Het heeft minder functies dan de webversie, omdat de laatste vaker wordt bijgewerkt. U kunt echter eenvoudig de basistaken beheren, inclusief het toevoegen van gasten aan een bepaalde Workspace-functie. Hier is hoe het te doen:
- Start de ClickUp-app met Finder of Launchpad.
- Zoek de taak, map of lijst die u met de gastgebruiker wilt delen.
- Klik op de drie stippen aan de rechterkant om het actiemenu te openen.
- Selecteer Delen en machtigingen in de lijst met opties.
- Er verschijnt een pop-up. Typ het e-mailadres van de gast in het dialoogvenster om een uitnodiging te verzenden.
- Kies de gewenste toestemming. Je hebt verschillende opties: bekijken, alleen reageren, bewerken en maken.
Op Windows 10
Vrijwel dezelfde stappen zijn van toepassing op de Windows 10-versie:
- Start de app door te dubbelklikken op het bureaubladpictogram.
- Om een lijst met een gastgebruiker te delen, klikt u op het weglatingsteken naast de titel aan de rechterkant. Klik op Delen en machtigingen en typ het juiste e-mailadres.
- Om gasten aan een hele map toe te voegen, vind je deze in je dashboard. Open het actiemenu en ga naar Delen en machtigingen. Verstuur de uitnodiging en stel de gewenste toestemming in.
- Om een gast aan een hele taak toe te voegen, klik om deze eerst te openen. Klik bovenaan de pagina op de drie horizontale stippen. Deel de map vanaf daar door een uitnodiging naar een gastgebruiker te sturen.
Opmerking: er is ook een Chrome-extensie beschikbaar in de Chrome webshop . Afgezien van de standaardbewerkingen, kunt u het gebruiken om e-mails toe te voegen aan ClickUp-taken. Het werkt met zowel Gmail als Outlook.
Op Android
In het begin kreeg de mobiele ClickUp-app harde recensies. Gebruikers klaagden dat het flauw was in vergelijking met de desktop-tegenhanger, om nog maar te zwijgen van de cloudversie. De laatste upgrades hebben echter een aanzienlijke verbetering gebracht, vooral als het gaat om de responstijd.
De nieuwe en verbeterde versie voor Android-apparaten is te vinden op de Google Play Store . Het is gratis beschikbaar en werkt uitstekend als u uw werkruimte onderweg wilt controleren.
hoe xbox-games op pc te downloaden
Nadat je bent ingelogd, heb je met je telefoon toegang tot al je bestanden, mappen, lijsten en ruimtes.
Helaas kun je het niet echt gebruiken om leden of gasten toe te voegen aan je Workspace-functies. Vanaf nu dient het alleen om te communiceren met uw teamleden en om de workflow bij te houden. Hopelijk zullen toekomstige updates meer geavanceerde functies bevatten, maar blijf voorlopig bij de desktopversies.
Op iPhone
Er is een iOS-versie van de app beschikbaar in de App Winkel . Je kunt het gratis krijgen en op de hoogte blijven terwijl je niet achter je computer zit.
Net als bij de Android-versie kun je met je telefoon geen gasten uitnodigen voor je Workspace-functies. Dat maakt de mobiele app echter niet volledig onbruikbaar. U kunt nog steeds communiceren met uw collega's en zelfs nieuwe taken maken. Het kan erg handig zijn als je onderweg bent, maar toch moet overleggen met je team.
Hoe gasten beheren op ClickUp?
Als beheerder kunt u alle leden van een bepaalde werkruimte beheren (inclusief gastgebruikers) door de pagina ''Mensen'' op het beheerdersdashboard te gebruiken. U kunt de machtigingsinstellingen van de gast wijzigen, ze upgraden naar een lid of ze zelfs helemaal uit de functie verwijderen.
Op Mac
Als u wilt dat uw gasten toegang hebben tot voltooide taken, kunt u hun gebruikersstatus wijzigen. Zodra ze lid zijn geworden, kunnen ze hun eerdere werk doornemen, zelfs als ze niet meer actief betrokken zijn bij de Workspace. Hier is hoe het te doen:
- Open het beheerdersmenu door op uw avatar te klikken.
- Selecteer Personen in de lijst met opties.
- Zoek de gebruiker die u wilt beheren. Blader door de gastenlijst of gebruik de zoekfunctie bovenaan het venster.
- Klik in de balk aan de linkerkant op de pijl naar beneden naast Gast. Selecteer een nieuwe rol in de vervolgkeuzelijst.
U kunt gastgebruikers ook volledig verwijderen zodra ze klaar zijn met wat ze wilden doen:
- Ga naar Beheermenu > Pagina Personen.
- Zoek de gebruiker op de gastenlijst.
- Klik op de drie horizontale stippen aan de rechterkant van het scherm.
- Selecteer Verwijderen in de lijst met opties.
Op Windows 10
Wanneer u gasten aan een bepaalde taak toevoegt, stelt u de machtigingsinstelling meestal meteen in. Natuurlijk verandert hun mate van betrokkenheid soms naarmate het project vordert. Mogelijk hebt u ze nodig om actiever deel te nemen door opmerkingen achter te laten of de bestanden te bewerken. Gelukkig kun je met ClickUp het klaringsniveau op elk moment wijzigen. Hier is hoe het te doen:
- Open het admin-menu door op je avatar te klikken.
- Klik op de categorie Personen en zoek de gast op uw lijst.
- Klik onder Toegang op de gewenste map, lijst of taak.
- Er verschijnt een kleine pop-up. Klik op de huidige machtigingsinstelling in de rechterbenedenhoek.
- Selecteer een nieuwe instelling in de vervolgkeuzelijst.
Er is nog een andere manier om te bepalen welke functies in de gastweergave verschijnen. Als je iemand meer toegang wilt geven, maar niet wilt dat ze kunnen kijkenalles, kunt u uw beheerdersrechten gebruiken om het te verbergen. Functies zoals tijdregistratie, tijdschattingen, aangepaste velden en tags kunnen bijvoorbeeld allemaal worden verborgen voor gastgebruikers, als u dat wilt. Dit is wat u moet doen:
- Open de People-pagina in het Admin-menu en zoek de gast.
- Onder Machtigingen aan de rechterkant van het scherm ziet u de functies. Klik op het bijbehorende symbool om een bepaald kenmerk te verbergen of weer te geven.
Op Android (en iPhone)
Zoals gezegd zijn de mobiele versies beperkt als het gaat om het beheren van gasten en leden. Er zijn echter andere acties die u kunt ondernemen die de app de moeite waard maken:
- Nieuwe taken maken
- Taken bijwerken en bewerken
- Werk samen met uw collega's en medewerkers
- Bekijk je takenlijst
- Blijf op de hoogte via pushmeldingen
Aanvullende veelgestelde vragen
Kunnen gasten ruimtes, mappen of takenlijsten bewerken?
Ja, als u ze toestemming geeft. Gasten kunnen alleen doen wat u hen toestaat, wat kan zorgen voor een van de volgende zaken:
hoe de harde schijf op het moederbord aan te sluiten?
• Bekijken – ze kunnen de gedeelde gegevens bekijken.
• Commentaar – ze kunnen feedback of input toevoegen, maar ze kunnen niet bewerken.
• Maken en bewerken – ze kunnen nieuwe mappen maken, nieuwe gegevens invoegen of wijzigingen aanbrengen in bestaande functies.
Om toegang te krijgen tot het volledige scala aan machtigingen, moet u zich echter hebben aangemeld voor een betaald abonnement. Gasten kunnen ook alleen worden uitgenodigd voor individuele Workspace-functies, zoals lijsten, mappen of taken. Je kunt ze niet toevoegen aan de volledige werkruimte, tenzij ze zijn geüpgraded naar de status van lid.
Wat gebeurt er als ik geen stoelen meer heb?
Elk betaald abonnement heeft een aantal gastenstoelen beschikbaar:
• Onbeperkt abonnement: vijf gaststoelen per lid en twee extra bij elk extra Workspace-lid.
• Businessplan: 10 gastenstoelen per lid, en u krijgt er nog vijf voor elk toegevoegd Space-lid.
• Enterprise Plan: Hetzelfde aantal gasten als het Business Plan, met enkele extra Admin-opties. U kunt bijvoorbeeld bepalen wie de bevoegdheid heeft om gasten uit te nodigen of de functie helemaal verbieden.
lot 2 wat je moet weten
Simpel gezegd, elke keer dat u een nieuw lid toevoegt aan uw werkruimte, krijgt u van ClickUp een extra gastplaats toegewezen. Houd er rekening mee dat het schema alleen betrekking heeft op gebruikers met toestemming. Met het platform kunt u een onbeperkt aantal alleen-lezen gasten toevoegen, ongeacht het abonnement.
Wees onze gast
Werkruimtebeheerders kunnen met slechts een paar eenvoudige stappen gasten toevoegen aan individuele lijsten, taken en mappen. Omdat ClickUp een vrij eenvoudige samenwerkingstool is, hoeft u niet goed thuis te zijn om er uw weg in te vinden. Met het juiste abonnement kunt u ook het toegangsniveau voor elke gebruiker bepalen.
Als offline werken je meer gefocust houdt, kun je de desktopversie downloaden voor zowel macOS als Windows 10. Met de apps kun je je gastenlijst gemakkelijk beheren, omdat de interface bijna identiek is aan de cloudversie. ClickUp mobiel is echter iets restrictiever, maar kan nog steeds van pas komen.
Gebruikt u ClickUp voor projectmanagement? Wat zijn jouw ervaringen met de tool? Reageer hieronder en vertel ons of er een manier is om gasten toe te voegen met je mobiele telefoon.
