Een afwezigheidsbericht instellen in Skype

De verschillende gekleurde statussen in Skype voor Bedrijven laten uw contacten weten wanneer u niet op kantoor bent, en uw niveau van beschikbaarheid. Als u wilt weten hoe u dit moet doen, laten we u dat in dit artikel zien.

Eerst nemen we u mee door het instellen van een afwezigheid met automatische antwoorden in Windows 10; vervolgens hoe u meer informatie kunt opnemen door uw beschikbaarheid in Skype in te stellen. En aangezien de Mac-versie van Skype voor Bedrijven momenteel geen Outlook-agenda-informatie ontvangt, laten we u de stappen zien voor een tijdelijke oplossing.

Optie 1: MS Outlook synchroniseren met Skype voor Bedrijven (paarse stip met automatische antwoorden)

Een afwezigheid instellen met automatisch antwoord in Windows

Voordat u uw afwezigheid met automatische antwoorden instelt, moet u controleren welk type Outlook-account u heeft, aangezien dit afhankelijk is van de stappen die u moet volgen:

1. Klik in Outlook op Bestand > Accountinstellingen.
   
2. Selecteer Accountinstellingen en controleer vervolgens de kolom Type:
   
   • Als u een zakelijke e-mail gebruikt, is uw account Microsoft Exchange.
     
   • Als het een persoonlijke e-mail is, zoals Gmail, is uw account IMAP of POP3.

Een automatisch afwezigheidsantwoord instellen voor een Microsoft Exchange-account:

1. Start Outlook en selecteer Bestand > Automatische antwoorden.
   
2. Klik in het vak Automatische antwoorden op Automatische antwoorden verzenden.
   
   • U kunt een datumbereik instellen voor uw automatische antwoorden die stoppen bij de eindtijd; anders moet u het handmatig uitschakelen.
     
   • Gebruik de optie Regels en waarschuwingen om uw afwezigheid in te stellen als de optie Automatische antwoorden er niet is.
3. Voer het antwoord in dat u wilt verzenden terwijl u weg bent op het tabblad Inside My Organization.
   
   • De optie Iedereen buiten mijn organisatie stuurt je automatisch antwoord op elke e-mail.
     
4. Klik op OK om op te slaan.
   

Een afwezigheidsbericht maken voor uw IMAP- of POP3-account:

1. Start Outlook en selecteer vervolgens Bestand om uw accountinformatie-opties weer te geven.
   
2. Selecteer Nieuw bericht.
   
3. Vul het onderwerp en antwoord voor uw sjabloon in.
   
4. Klik op Bestand en vervolgens op Opslaan als.
   
5. Voer de naam van uw sjabloon in het vervolgkeuzemenu Opslaan als type in; klik vervolgens op Outlook-sjabloon (*.oft).
   
6. Kies de locatie en vervolgens Opslaan.
   

De afwezigheidsregel maken:

1. Klik op Bestand > Regels en waarschuwingen beheren.
   
2. Selecteer op het tabblad E-mailregels in het vak Regels en waarschuwingen Nieuwe regel.
   
3. Selecteer Regel toepassen op bericht dat ik ontvang onder de regel Beginnen met een lege regel en vervolgens Volgende.
   
4. Laat de opties voor stap 1 en 2 ongewijzigd om al uw berichten te beantwoorden en vervolgens op Volgende.
   
5. Klik op Ja om de regel voor alle berichten te bevestigen.
   
6. Onder Stap 1: Selecteer actie(s); klik vervolgens op beantwoorden met een specifiek sjabloon.
   
7. Onder Stap 2: Bewerk de regelbeschrijving selecteer de gemarkeerde tekst voor een specifieke sjabloon.
   
8. Selecteer Gebruikerssjablonen in bestandssysteem bij de optie Selecteer een antwoordsjabloon in Zoeken in.
   
9. Klik op uw sjabloon en vervolgens op Openen > Volgende.
   
10. Voeg eventuele vereiste uitzonderingen toe en vervolgens Volgende.
    
11. Noem uw regel nu bijvoorbeeld niet op kantoor.
12. Als u nu met uw automatische antwoorden wilt beginnen, laat u de optie Deze regel inschakelen aangevinkt en vervolgens Voltooien, anders schakelt u de optie uit totdat u klaar bent.
    

Opmerking : terwijl u weg bent, moet u Outlook actief laten om de automatische antwoorden te verzenden.

Om de regel te activeren:

hoe de taal te veranderen in lol

1. Klik op Bestand > Regels en waarschuwingen beheren.
   
2. Zoek vanuit E-mailregels in Regels en waarschuwingen uw regel en vink vervolgens links ervan het vakje aan en OK.
   

Stel ten slotte uw aanwezigheid in op Actief in Skype:

Telkens wanneer een van uw Skype-contactpersonen u opzoekt, zien ze een kleine paarse stip naast uw naam. Dit bevestigt dat u niet op kantoor bent, maar nog steeds beschikbaar en klaar om te praten.

1. Meld u aan bij Skype en selecteer uw profielfoto uit Chats.
   
2. Klik op uw huidige status en selecteer vervolgens Actief.
   

Een afwezigheid en actieve Skype-status instellen op Mac

Opmerking : Skype voor Bedrijven voor Mac biedt momenteel geen aanwezigheidsgegevens op basis van een Outlook-agenda. Als tijdelijke oplossing kunt u uw status instellen op Actief met een afwezigheidsstatusbericht:

1. Log in op Skype en klik op je foto.
2. Selecteer Beschikbaar in de vervolgkeuzepijl onder uw naam.

Om vervolgens uw statusbericht toe te voegen:

1. Klik op uw foto en selecteer vervolgens Klik om statusbericht toe te voegen.
2. Typ een bericht, bijv. Ik ben momenteel offline .... – ….. IM me alsjeblieft.
   • Om het bericht te verwijderen, klikt u erop en drukt u op Verwijderen.

Wanneer uw collega's u opzoeken in hun Skype-contacten, zien ze dat u afwezig en beschikbaar bent.

Optie 2: Synchroniseer MS Outlook-agenda met Skype (paars omcirkelde pijl)

Een afwezigheid instellen met/zonder automatisch antwoord in Windows

Voordat u uw out-of-office instelt, moet u controleren welk type Outlook-account u heeft, aangezien dit afhankelijk is van de stappen die u moet volgen:

1. Klik in Outlook op Bestand > Accountinstellingen.
   
2. Selecteer Accountinstellingen en controleer vervolgens de kolom Type:
   
   • Als u een zakelijke e-mail gebruikt, is uw account Microsoft Exchange.
     
   • Als het een persoonlijke e-mail is, zoals Gmail, is uw account IMAP of POP3.

Een automatisch afwezigheidsantwoord instellen voor een Microsoft Exchange-account:

1. Start Outlook en selecteer Bestand > Automatische antwoorden.
   
2. Klik in het vak Automatische antwoorden op Automatische antwoorden verzenden.
   
   • U kunt een datumbereik instellen voor uw automatische antwoorden die stoppen bij de eindtijd; anders moet u het handmatig uitschakelen.
     
   • Gebruik de optie Regels en waarschuwingen om uw afwezigheid in te stellen als de optie Automatische antwoorden er niet is.
3. Voer het antwoord in dat u tijdens uw afwezigheid wilt ontvangen op het tabblad Inside My Organization. U kunt het antwoord ook leeg laten.
   
4. De optie Iedereen buiten mijn organisatie stuurt je automatisch antwoord op elke e-mail. Als u het antwoord blanco wilt laten, raadt Outlook aan om Alleen Mijn contacten te selecteren.
   
5. Klik op OK om op te slaan.
   

Een afwezigheidsbericht maken voor uw IMAP- of POP3-account:

1. Start Outlook en selecteer vervolgens Bestand om uw accountinformatie-opties weer te geven.
   
2. Selecteer Nieuw bericht.
   
3. Vul het onderwerp en antwoord voor uw sjabloon in.
   
4. Klik op Bestand en vervolgens op Opslaan als.
   
5. Voer de naam van uw sjabloon in het vervolgkeuzemenu Opslaan als type in; klik vervolgens op Outlook-sjabloon (*.oft).
   
6. Kies de locatie en vervolgens Opslaan.
   

Om de afwezigheidsinstructie te maken:

1. Klik op Bestand > Regels en waarschuwingen beheren.
   
2. Selecteer bij de optie E-mailregels in het vak Regels en waarschuwingen Nieuwe regel.
   
3. Selecteer Regel toepassen op bericht dat ik ontvang onder de regel Beginnen met een lege regel en vervolgens Volgende.
   
4. Laat de opties voor stap 1 en 2 ongewijzigd om al uw berichten te beantwoorden en vervolgens op Volgende.
   
5. Klik op Ja om de regel voor alle berichten te bevestigen.
   
6. Onder Stap 1: Selecteer actie(s); klik vervolgens op beantwoorden met een specifiek sjabloon.
   
7. Onder Stap 2: Bewerk de regelbeschrijving selecteer de gemarkeerde tekst voor een specifieke sjabloon.
   
8. Selecteer Gebruikerssjablonen in bestandssysteem bij de optie Selecteer een antwoordsjabloon in Zoeken in.
   
9. Klik op uw sjabloon en vervolgens op Openen > Volgende.
   
10. Voeg eventuele vereiste uitzonderingen toe en vervolgens Volgende.
    
11. Noem uw regel nu bijvoorbeeld niet op kantoor.
12. Als u wilt dat uw automatische antwoorden nu beginnen, laat u de optie Deze regel inschakelen aangevinkt en vervolgens Voltooien of schakelt u de optie uit als u klaar bent.
    

Opmerking : terwijl u weg bent, moet u Outlook actief laten om de automatische antwoorden te verzenden.

Om de regel te activeren:

1. Klik op Bestand > Regels en waarschuwingen beheren.
   
2. Zoek vanuit E-mailregels in Regels en waarschuwingen uw regel en vink vervolgens het vakje links ervan aan en vervolgens Ok.
   

Stel ten slotte uw aanwezigheid in op Off Work in Skype:

Telkens wanneer een van uw Skype-contactpersonen u opzoekt, zien ze een kleine, paarse, naar links wijzende pijl en stip naast uw naam. Dit bevestigt dat u niet op kantoor en niet op het werk bent; dus inactief.

1. Meld u aan bij Skype en selecteer uw profielfoto uit Chats.
   
2. Klik op uw huidige status en selecteer vervolgens Off Work.
   

Een afwezigheid en niet-werk Skype-status instellen op Mac

Opmerking : Skype voor Bedrijven voor Mac biedt momenteel geen aanwezigheidsgegevens op basis van een Outlook-agenda. Als tijdelijke oplossing kunt u uw status instellen op Uit werk met een afwezigheidsstatusbericht:

1. Log in op Skype en klik op je foto.
2. Selecteer Uit Werk in de vervolgkeuzepijl onder uw naam.

Om vervolgens uw statusbericht toe te voegen:

1. Klik op uw foto en selecteer vervolgens Klik om statusbericht toe te voegen.
2. Typ een bericht, bijv. Ik ben momenteel offline .... en zal terugkeren….
   • Om het bericht te verwijderen, klikt u erop en drukt u op Verwijderen.

Wanneer uw collega's u opzoeken in hun Skype-contacten, zien ze dat u niet op kantoor bent en niet beschikbaar.

Veelgestelde vragen over Skype Out-of-Office

Waarom wordt mijn out-of-office Skype-status nog steeds weergegeven?

Als de optie Mijn afwezigheidsinfo aan contacten weergeven is aangevinkt in Extra, > Opties, > Persoonlijk, wordt uw afwezigheidsstatus nog steeds weergegeven, zelfs als deze is uitgeschakeld in Outlook.

Als dit niet het geval is, neem dan contact op met de Microsoft technisch ondersteuningsteam Voor assistentie.

Kan ik de afwezigheidsstatus uitschakelen met Skype in plaats van Outlook?

Skype gebruikt uw Outlook-agendagegevens om uw status bij te werken; daarom moet u uw afwezigheid via Outlook uitschakelen.

Uw afwezigheidsstatus weergeven in Skype

De Instant Messaging-tool van Skype voor Bedrijven gebruikt uw Outlook-agendagegevens om uw Skype-contactpersonen te informeren over uw status. Dit is handig voor je contacten om in één oogopslag te zien of je out-of-office en beschikbaar bent of out-of-office en niet beschikbaar.

Nu we u de stappen hiervoor hebben laten zien, bent u erin geslaagd het in te stellen - werkte het zoals verwacht? Laat het ons weten in de comments hieronder.