De meeste moderne bedrijven vertrouwen op e-mail voor communicatie. Het verliezen van de toegang tot e-mails, of erger nog, hele e-mailaccounts, kan verwoestend zijn. Een back-up maken van uw Outlook-e-mails is een van de beste manieren om gemoedsrust te krijgen, wetende dat de e-mails op meerdere locaties op uw apparaat zijn opgeslagen en niet gemakkelijk verloren kunnen gaan.
In dit artikel leggen we uit hoe u op verschillende manieren een back-up van Outlook-e-mails kunt maken.
Hoe een back-up te maken en alle Outlook-e-mails te exporteren
Een van de snelste manieren om een back-up van al uw Outlook-e-mails te maken, is door het geïntegreerde PST-bestandsformaat te gebruiken. Microsoft Outlook en Microsoft Exchange gebruiken uitsluitend PST-bestanden om e-mails, contactgegevens en adressen en agenda-afspraken op te slaan. Een statisch PST-bestand kan worden gebruikt als back-up voor uw huidige Outlook-e-mails en contactgegevens, en Outlook heeft er zelfs offline toegang toe.
Zo maakt u een back-up van uw e-mails naar een PST-bestand:
- Open Outlook en druk op Bestand op de top.
- Selecteer in het menu Openen en exporteren .
- Klik op de Importeren/Exporteren knop.
- Het systeem keert terug naar uw hoofdscherm van Outlook en de wizard Importeren/exporteren verschijnt om u door het exportproces te leiden.
- Selecteer in de Wizard de Exporteren naar een bestand optie uit de lijst en klik vervolgens op Volgende .
- Kiezen Outlook-gegevensbestand (.pst) wanneer gevraagd wordt om een bestandstype te selecteren, klik dan op Volgende .
- U wordt vervolgens gevraagd om de mappen te selecteren die u wilt exporteren. U kunt uw e-mailaccount selecteren om alle bijbehorende mappen te exporteren, inclusief contacten en agendagegevens. Klik Volgende wanneer u tevreden bent met uw keuze.
- Selecteer het adrespad waarin het back-upbestand is opgeslagen. Onthoud het pad zodat u het later kunt openen.
- Het is een goed idee om de naam van het bestand (het laatste deel van het pad) te wijzigen. Standaard is het backup.pst .
- Als u het back-upbestand opslaat in het standaardpad, selecteert u of u dubbele items wilt.
- (Optioneel) U kunt teruggaan naar elk van de vorige dialogen, misschien om de mapselectie te wijzigen, met behulp van de Rug knop.
- druk op Af hebben om het exportproces te starten.
- Outlook zal u vragen om een wachtwoord aan te maken. Dit kan om veiligheidsredenen belangrijk zijn, maar u hoeft geen wachtwoord in te voeren.
- U kunt het uitgepakte bestand vinden op de locatie die u hebt opgegeven voor het bestandspad. U kunt het bestand nu naar een andere locatie verplaatsen of kopiëren.
Toegang krijgen tot geëxporteerde Outlook-e-mails
Nadat u de bestanden hebt geëxporteerd, vraagt u zich misschien af hoe u ze later kunt openen. Outlook maakt het gemakkelijk om back-ups te openen en uw e-mails te herstellen naar het opgeslagen tijdstip. Dit is wat u moet doen:
- Zoek het back-upbestand. Let op de locatie en het bestandspad.
- Outlook openen.
- druk op Bestand en klik vervolgens op Openen en exporteren .
- Selecteer in het menu aan de rechterkant Outlook-gegevensbestand openen .
- Dit opent de Verkenner. Ga naar het back-upbestand. Klik erop en selecteer vervolgens Open .
- Het systeem brengt u terug naar het hoofdscherm van Outlook.
- Scrol in het navigatiemenu aan de linkerkant naar beneden totdat u Outlook-gegevensbestand . Deze categorie bevat de items die zijn opgehaald uit het back-upbestand.
- De categorie behoudt de originele opmaak- en mapsystemen.
- U kunt e-mails slepen en neerzetten om ze naar andere bestanden te verplaatsen.
Nu heb je toegang tot je geback-upte e-mails.
hoe verwijderde berichten van iphone op te halen
Hoe u snel een enkele Outlook-e-mail kunt opslaan
Soms wilt u niet het gedoe van het opslaan van alle e-mails en het opnieuw openen van Outlook als u slechts één of enkele specifieke e-mails nodig heeft. Gelukkig zijn er een paar snelle oplossingen om een enkele e-mail uit Outlook op te slaan.
Methode 1 – Direct opslaan in een map
- Outlook openen.
- Open Verkenner en navigeer naar waar u de e-mail wilt opslaan. Mogelijk moet u zowel Outlook als Verkenner in de venstermodus zetten en ze verplaatsen voor eenvoudiger toegang.
- Sleep de e-mail die u wilt opslaan vanuit Outlook naar de map.
- Outlook slaat de e-mail automatisch op in een 'Outlook-item' -indeling.
- Dubbelklik op de opgeslagen e-mail om deze in Outlook te openen.
Methode 2 – Opslaan als TXT of HTML
- Open de e-mail die u wilt opslaan in Outlook.
- Selecteer Bestand en selecteer vervolgens Opslaan als .
- De bestandsverkenner verschijnt. Selecteer het pad waar u de e-mail wilt opslaan. Klik onderaan de Verkenner op de pijl naast Opslaan als type . Selecteer een van beide Alleen tekst om op te slaan in een .txt-formaat of HTML om de e-mail op te slaan als een .html-bestand.
- Eenmaal opgeslagen, kan de e-mail worden geopend met uw teksteditor (zoals Kladblok) als deze in .txt is, of uw browser als deze is opgeslagen als .html.
Door de e-mail op deze manier op te slaan, blijven geen bijlagen bewaard, dus zorg ervoor dat u ze downloadt, hernoem ze indien nodig en bewaar ze naast de e-mail voor latere toegang.
Methode 3 – Schermopname gebruiken om een afbeelding op te slaan
U kunt ook schermopnamesoftware gebruiken om de inhoud van de e-mail als afbeelding op te slaan. Deze methode kan handig zijn om naar de inhoud van de e-mail te verwijzen in andere communicatievormen, omdat afbeeldingen gemakkelijk aan e-mails en andere berichten kunnen worden vastgemaakt.
- Als u Windows gebruikt, worden nieuwere versies geleverd met vooraf geïnstalleerde software voor het vastleggen van schermen, genaamd Snipping Tool (op oudere apparaten) en Snip & Sketch. Als alternatief kunt u de Print Screen op je toetsenbord en plak de afbeelding in Paint.
- Voor Mac-apparaten is het proces vergelijkbaar. Gebruik de Ctrl + Command + 4 snelkoppeling om de geïntegreerde schermopnamefunctie te openen en sleep vervolgens het selectiekruis om een gebied over de e-mail te bedekken om het op te slaan.
- Voor Linux vind je een assortiment schermopnamesoftware beschikbaar om te downloaden, die kan worden gebruikt om de e-mail als afbeelding op te slaan. Als alternatief hebben op GNOME gebaseerde modellen een geïntegreerd Screenshot-hulpprogramma in de Toepassingen > menu Accessoires . Sommige Linux OS-versies zullen reageren op de Print Screen knop op uw toetsenbord, net zoals in Windows-systemen.
Hoe u meerdere Outlook-e-mails op uw computer kunt opslaan
Als je meer dan één e-mail tegelijk wilt opslaan, maar niet je hele e-mailbibliotheek nodig hebt, is er een manier om een paar e-mails te selecteren om tegelijk op te slaan. Dit is wat u moet doen:
- Outlook openen.
- Selecteer de e-mails die u wilt opslaan. Uitstel Ctrl en klik op e-mails om ze een voor een te selecteren of houd ingedrukt Verschuiving om een batch e-mails te selecteren tussen de eerste en tweede klik.
- Ga naar Bestand > Opslaan als .
- Ga in het dialoogvenster naar de map waarin u de e-mails wilt opslaan, geef het bestand de gewenste naam en kies Alleen tekst als het formaat om in op te slaan.
- Outlook slaat alle geselecteerde e-mails op in één .txt-bestand. U kunt uw teksteditor gebruiken om ze te openen.
Als u ze in afzonderlijke .txt-bestanden wilt opslaan, moet u elke e-mail afzonderlijk opslaan. Extra Outlook-plug-ins die online beschikbaar is, kan deze functie uitbreiden om e-mails op te slaan in afzonderlijke .txt- of alternatieve bestandsindelingen.
Veelgestelde vragen
Hoe exporteer ik alle e-mailadressen in Outlook?
Als u uw contactenlijst (die de e-mailadressen van uw contacten en andere informatie bevat) wilt exporteren, kunt u stappen gebruiken die vergelijkbaar zijn met hoe u de e-mails zou exporteren. Contactgegevens kunnen echter worden opgeslagen in een ander bestandsformaat dat gebruiksvriendelijker is en in Excel kan worden geopend voor snelle manipulatie en bewerking. Dit is wat u moet doen:
1. Open Outlook.
2. Kies Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren .
3. In de Import/Export Wizard, kies Exporteren naar een bestand .
4. Kies Door komma's gescheiden waarden (.csv) wanneer u wordt gevraagd om een bestandstype te selecteren.
5. Selecteer in het mapselectiemenu de Contacten map onder uw account.
hoe bureaubladpictogrammen kleiner te maken
6. Bevestig het bestandspad of wijzig het indien nodig, geef het bestand een naam en klik op Volgende .
7. Druk op Af hebben om het exportproces te starten.
8. Het dialoogvenster Importeren/Exporteren wordt gesloten wanneer het proces is voltooid.
Het geëxporteerde .csv-bestand kan worden geopend in Excel. Er wordt een grote tabel weergegeven met contactgegevens. U zult waarschijnlijk veel lege cellen hebben en dit is volkomen normaal. U kunt Excel gebruiken om de gegevens te bewerken, hoewel het toevoegen van extra inhoud het onleesbaar kan maken voor Outlook als u het bestand later moet importeren.
U kunt dit bestand op een ander apparaat of e-mailservice gebruiken om contactgegevens te importeren.
Een nieuwe kijk op Outlook
Met de geïntegreerde exportfunctie van Outlook kunt u een back-up maken van e-mails en deze herstellen voor het geval u de toegang tot uw e-mailaccount verliest, hetzij door een verloren wachtwoord of door een hack. Omdat online communicatie zo wijdverbreid is, kan het een paar minuten van uw tijd nemen om regelmatig een back-up van e-mails te maken, u de hoofdpijn van het klauteren over verloren bestanden besparen.
Hoe vaak exporteert u Outlook-e-mails? Laat het ons weten in de comments hieronder.
