De meeste moderne bedrijven vertrouwen op e-mails voor communicatie. Toegang verliezen tot e-mails, of erger nog, hele e-mailaccounts, kan verwoestend zijn. Een back-up maken van uw Outlook-e-mails is een van de beste manieren om gemoedsrust te krijgen, wetende dat de e-mails op meerdere locaties op uw apparaat zijn opgeslagen en niet gemakkelijk verloren kunnen gaan.
In dit artikel leggen we uit hoe u op verschillende manieren een back-up kunt maken van Outlook-e-mails.
waar kan ik een computer en printer gebruiken?
Een back-up maken van en exporteren van alle Outlook-e-mails
Een van de snelste manieren om een back-up te maken van al uw Outlook-e-mails, is door de geïntegreerde PST-bestandsindeling te gebruiken. Microsoft Outlook en Microsoft Exchange gebruiken uitsluitend PST-bestanden om e-mails, contactgegevens en adressen en agenda-evenementen op te slaan. Een statisch PST-bestand kan worden gebruikt als back-up voor uw huidige Outlook-e-mails en contactgegevens, en Outlook heeft er zelfs toegang toe als u offline bent.
Ga als volgt te werk om een back-up van uw e-mails te maken in een .pst-bestand:
- Open uw Outlook en druk op Bestand.
- Selecteer Openen en exporteren in het menu.
- Klik op de knop Import / Export.
- Het systeem keert terug naar het hoofdscherm van Outlook en opent de wizard Importeren / exporteren om u door het exportproces te begeleiden.
- Selecteer in de wizard de optie Exporteren naar een bestand in de lijst en klik op Volgende.
- Kies Outlook-gegevensbestand (.pst) wanneer u wordt gevraagd om een bestandstype te selecteren en klik op Volgende.
- U wordt vervolgens gevraagd om de mappen te selecteren die u wilt exporteren. U kunt uw e-mailaccount selecteren om alle bijbehorende mappen te exporteren, inclusief contacten en agendagegevens. Klik op Volgende als u tevreden bent met uw keuze.
- Selecteer het adrespad waarin het back-upbestand is opgeslagen. Onthoud het pad zodat u het later kunt openen.
- Het is een goed idee om de naam van het bestand te wijzigen (het laatste deel van het pad). Standaard is dit backup.pst.
- Als u het back-upbestand opslaat in het standaardpad, selecteert u of u dubbele items wilt.
- (Optioneel) U kunt teruggaan naar een van de vorige dialogen, bijvoorbeeld om de mapselectie te wijzigen, door de knop Terug te gebruiken.
- Druk op Voltooien om het exportproces te starten.
- Outlook zal u vragen om een wachtwoord aan te maken. Dit kan om veiligheidsredenen belangrijk zijn, maar u hoeft geen wachtwoord in te voeren.
- U kunt het uitgepakte bestand vinden op de locatie die u hebt opgegeven voor het bestandspad. U kunt het bestand nu ergens anders verplaatsen of kopiëren.
Toegang krijgen tot geëxporteerde Outlook-e-mails
Nadat u de bestanden heeft geëxporteerd, vraagt u zich misschien af hoe u ze later kunt openen. Outlook maakt het gemakkelijk om back-ups te openen en uw e-mails te herstellen naar het opgeslagen tijdstip. Hier is wat je moet doen:
- Zoek het back-upbestand. Noteer de locatie en het bestandspad.
- Open Outlook.
- Druk op Bestand en klik vervolgens op Openen en exporteren.
- Selecteer in het menu aan de rechterkant Open Outlook-gegevensbestand.
- Dit opent de bestandsverkenner. Ga naar het back-upbestand. Klik erop en selecteer Openen.
- Het systeem keert terug naar het hoofdscherm van Outlook.
- Blader in het navigatiemenu aan de linkerkant naar beneden totdat u Outlook-gegevens ziet. Deze categorie bevat de items die uit het back-upbestand zijn opgehaald.
- De categorie behoudt de originele opmaak- en mappensystemen.
- U kunt e-mails slepen en neerzetten om ze naar andere bestanden te verplaatsen.
Nu heb je toegang tot je e-mails waarvan een back-up is gemaakt.
Snel één Outlook-e-mail opslaan
Soms wilt u niet het gedoe van het opslaan van alle e-mails en het opnieuw openen van Outlook als u slechts één of enkele specifieke e-mails nodig heeft. Gelukkig zijn er een paar snelle oplossingen om een enkele e-mail vanuit Outlook op te slaan.
Methode 1 - Direct opslaan in een map
- Open Outlook.
- Open File Explorer en ga naar waar u de e-mail wilt opslaan. Mogelijk moet u zowel Outlook als de bestandsverkenner in venstermodus zetten en ze verplaatsen voor eenvoudigere toegang.
- Sleep de e-mail die u wilt opslaan vanuit Outlook naar de map.
- Outlook slaat de e-mail automatisch op in een Outlook-item-indeling.
- Dubbelklik op de opgeslagen e-mail om deze in Outlook te openen.
Methode 2 - Opslaan als TXT of HTML
- Open de e-mail die u in Outlook wilt opslaan.
- Selecteer Bestand en selecteer vervolgens Opslaan als.
- De bestandsverkenner zal verschijnen. Selecteer het pad waar u de e-mail wilt opslaan. Klik onderaan de bestandsverkenner op de pijl naast Opslaan als type. Selecteer Alleen tekst om op te slaan in een .txt-indeling of HTML om de e-mail op te slaan als een .html-bestand.
- Eenmaal opgeslagen, kan de e-mail worden geopend met uw teksteditor (zoals Kladblok) als deze zich in .txt bevindt, of uw browser als deze is opgeslagen als .html.
Als u de e-mail op deze manier opslaat, worden er geen bijlagen bewaard, dus zorg ervoor dat u ze downloadt, hernoem ze indien nodig en bewaar ze naast de e-mail voor later gebruik.
Methode 3 - Gebruik Screen Capture om een afbeelding op te slaan
U kunt ook schermopnamesoftware gebruiken om de inhoud van de e-mail als afbeelding op te slaan. Deze methode kan handig zijn om naar de inhoud van de e-mail in andere communicatieformulieren te verwijzen, aangezien afbeeldingen gemakkelijk aan e-mails en andere berichten kunnen worden vastgemaakt.
Als u Windows gebruikt, worden nieuwere versies geleverd met vooraf geïnstalleerde schermopnamesoftware, genaamd Snipping Tool (op oudere apparaten) en Snip & Sketch. U kunt ook de knop Print Screen op uw toetsenbord gebruiken en de afbeelding vervolgens in Paint plakken.
Voor Mac-apparaten is het proces vergelijkbaar. Gebruik de sneltoets Ctrl + Command + 4 om de geïntegreerde schermopnamefunctie te openen en sleep vervolgens het selectiekruis om een gebied over de e-mail te bedekken om het op te slaan.
Voor Linux kun je een assortiment schermopnamesoftware beschikbaar om te downloaden, die kan worden gebruikt om de e-mail als afbeelding op te slaan. Als alternatief hebben op GNOME gebaseerde modellen een geïntegreerd hulpprogramma voor schermafbeeldingen in het menu Toepassingen> Accessoires. Sommige Linux OS-versies reageren op de knop Print Screen op uw toetsenbord, net als in Windows-systemen.
Hoe exporteer ik alle e-mailadressen in Outlook?
Als u uw contactenlijst (die de e-mailadressen van uw contacten en andere informatie bevat) wilt exporteren, kunt u dezelfde stappen uitvoeren als hoe u de e-mails exporteert. Contactinformatie kan echter worden opgeslagen in een ander bestandsformaat dat gebruiksvriendelijker is en kan worden geopend in Excel voor snelle manipulatie en bewerking. Hier is wat je moet doen:
- Open Outlook.
- Kies Bestand> Openen en exporteren> Importeren / exporteren.
- Kies Opslaan als bestand in de Import / Export-wizard.
- Kies door komma's gescheiden waarden (.csv) wanneer u wordt gevraagd om een bestandstype te selecteren.
- Selecteer in het mapselectiemenu de map Contacten onder uw account.
- Bevestig het bestandspad of wijzig het indien nodig. Geef het bestand de gewenste naam.
- Druk op Voltooien om het exportproces te starten.
- Het dialoogvenster Importeren / exporteren wordt gesloten wanneer het proces is voltooid.
Het geëxporteerde .csv-bestand kan in Excel worden geopend. Het toont een grote tafel met contactgegevens. Je hebt waarschijnlijk veel lege cellen, en dit is volkomen normaal. U kunt Excel gebruiken om de gegevens te bewerken, maar als u extra inhoud toevoegt, kan het onleesbaar worden voor Outlook als u het bestand later moet importeren.
hoe je van karakter wisselt in gta 5 ps4
U kunt dit bestand op een ander apparaat of e-mailservice gebruiken om contactgegevens te importeren.
Hoe bewaar ik meerdere Outlook-e-mails op mijn computer?
Als u meer dan één e-mail tegelijk wilt opslaan, maar niet uw volledige e-mailbibliotheek nodig heeft, kunt u een paar e-mails selecteren om in één keer op te slaan. Hier is wat je moet doen:
- Open Outlook.
- Selecteer de e-mails die u wilt opslaan. Houd Ctrl ingedrukt en klik op e-mails om ze een voor een te selecteren, of houd Shift ingedrukt om een batch e-mails te selecteren tussen de eerste en tweede klik.
- Ga naar Bestand> Opslaan als.
- Ga in het dialoogvenster naar de map waarin u de e-mails wilt opslaan, geef het bestand de gewenste naam en kies Alleen tekst als de indeling om op te slaan.
- Outlook slaat alle geselecteerde e-mails op in één .txt-bestand. U kunt uw teksteditor gebruiken om ze te openen.
Als u ze in afzonderlijke .txt-bestanden wilt opslaan, moet u elke e-mail afzonderlijk opslaan. Extra Outlook-plug-ins online beschikbaar kan deze functie uitbreiden om e-mails op te slaan in afzonderlijke .txt- of alternatieve bestandsindelingen.
Een nieuwe kijk op Outlook
Met de geïntegreerde exportfunctie van Outlook kunt u een back-up maken van e-mails en deze herstellen voor het geval u geen toegang meer heeft tot uw e-mailaccount, of u nu een wachtwoord kwijt bent of omdat u bent gehackt. Omdat online communicatie zo wijdverbreid is, kan het voorkomen van een paar minuten van uw tijd om regelmatig een back-up van uw e-mails te maken, u de hoofdpijn besparen van het klauteren over verloren bestanden.
Hoe vaak exporteert u Outlook-e-mails? Laat het ons weten in de comments hieronder.
